如何通过甘特图提高工作效率

甘特图又称交叉图或条形图，是美国科学管理学院创始人亨利·甘特在20世纪初设计的一种组织和监控项目进度的工具。

虽然甘特图是一个项目管理工具，但是如果把所有的事情都看成一个小项目，那么甘特图就可以应用到个人的时间管理上。

本文将以一天的日常生活为例来说明如何使用甘特图:

1

制作一份详细的待办事项清单

列清单的时候，不要考虑时间够不够，先把必须做的事情列个清单。

如果今天是周六，我的待办事项包括以下内容:早晚洗漱，一日三餐，坐公交车往返公司新地址，看房，修改文章内容，看书。

因为是周六，我还想安排一个综艺节目。

2

按顺序对内容进行排序。

绘制甘特图的方法很简单。横排是时间条，左边是项目条。可以直接在笔记本上画，也可以用Excel画。

时间条的间隔可以自己设置。今天的例子以一个小时为间隔。

▲甘特图1.0

从图中可以看出，只按排列顺序，不算看综艺节目的时间，已经晚上11点了。

如果你想腾出更多的时间来看综艺节目，你就得做进一步的优化。

三

根据项目交叉的概念优化方案。

在项目管理过程中，很多工作可以同步进行，时间可以交叉。

所以，我们先找出可以并行做的事情，安排在一起。

比如坐公交的时候，可以用手机修改文章或者阅读，甚至可以写提纲草稿。

▲甘特图2.0

可以看到，图中紫色的部分就是额外的时间。优化后，修改文章的时间从原来的一个小时变成了四个小时，阅读时间增加了一个小时，一共四个小时。

安排好必须做的事情后，再安排娱乐活动，然后形成最终的计划。

▲甘特图3.0

四

注意时间搭配。

1.脑力劳动和脑力劳动

有研究表明，同时进行多种脑力活动的人，在认知测试中会出现明显的智商下降，其状态与整夜失眠相同。

因此，不宜同时进行多项脑力劳动，如自由撰稿人同时与出版编辑讨论修改稿件。

2.非脑力劳动和非脑力劳动

比如在上下班的时候洗衣服和看综艺节目的间隙打扫卫生，可以节省一些时间，但是并不能最高效的利用时间。

3.脑力和非脑力劳动

比如一边做饭一边听书，在公交车上安排一天的工作，这些都是结合劳动的最好方式。

根据劳动类型，在使用甘特图时，合理组合平行项目，不断优化时间计划，可以合理安排每天的时间。

以上是甘特图的应用方法:

1.做一份详细的待办事项清单；

2.按顺序对内容进行排序；

3.根据项目交叉的概念优化计划；

4.注意时机。