某备件仓库财务核算问题的分析与wms系统解决思路

某公司财务核算过程中，发现备件仓库存在诸多问题。通过与仓库工作人员的沟通，对存在的问题进行了收集和整理，试图找出问题产生的深层次原因，规范备件仓库的财务核算制度，加快备件仓库的周转率，提高资金利用效率，减少备件仓库的资金占用。

存在的问题

1.商品名称不规范，导致财务核算错误、核算困难或账实不符；

2.车间使用的各种网络是否承包，未得到相关部门认可，导致财务核算失败；

3.名称相同、型号相同但价格不同的加工件，由于在收货单或请购单上没有相关说明，导致财务无法准确入账；

4.由于电器的型号很多，领料单稍有差错就会导致财务核算错误；

5.有些货物是否进口(单价高)在出入库单据上没有标注，财务无法准确入账；

6.当原收货不适用，需要换货时，未改变原提货程序，导致财务核算不准确，账实不符；

7、10万吨毛布、瓦线不管用，无法记账；

财务和业务影响

1.财务会计难；

2.财务会计数据不真实；

3.财务账目严重不符；

4.账目无法核对；

并分析了原因。

备件仓库财务核算存在上述问题的原因是多方面的，包括财务核算本身。比如出现问题时财务跟进不及时，财务核算与供应入库、仓库保管、车间领料没有很好的结合。也是整个备件管理流程不规范造成的。

如仓储环节货物名称、规格、型号混乱，仓储环节备件标识不清，分类不科学，无法保证货物与财务核算一一对应，车间领料程序较为随意；在制度和执行层面，没有有效可行的制度做依据，没有强有力的执行保障，没有严格的监督制度做后盾；另外还有技术层面，至今还在用手工记账，财务核算不精细不及时。

1.制度缺失，执行力低。

它是系统规范化管理的基础和保证。没有制度和执行力，我们的工作就没有依据可循，出现的问题得不到及时解决。有制度但没有可行性和可操作性(细则)，最终导致制度被束之高阁。但缺乏有效的监督和激励机制会导致执行力低下，问题暴露出来公司和个人都会遭受损失。

财务核算上的上述问题，都与此原因有关，比如“手续缺失不全”的货物名称不规范，加工件无明细信息，收到货物换货；收到的货物没有入库手续，车间和仓库相互打白条的“入库和拣货手续不及时”现象；“工作不匹配”中的发票单位与公司的核算单位不一致，等等。上述一系列问题都可以通过制度细化(或者标准化、流程化)来解决。

制度的缺失不仅仅是在操作层面，更是在监督和激励层面。好的制度要有有效的监督来保证。没有有效的监督，制度就会成为一句空话。所谓监督，可以是后续环节对前一环节的审查。比如，财务会计需要办理入库手续的交接，仓库有义务保证交接手续的完整性、准确性和及时性，而财务有权利对手续的完整性、准确性和及时性进行监督；车间有义务规范填写领料单，库管员有权监督领料单是否合规。还有就是公司相关部门的监督，比如公司成立的考核小组，可以对备件流转的全流程进行监督，保证流转手续的完备性和手续传达信息的及时性。

有监督就要有考核，有考核就要有奖惩。只奖励不惩罚不是好的激励机制。只奖励不惩罚会导致大吃大喝，平均主义，只惩罚不奖励会导致员工情绪冲突，工作效率，工作态度下降。因此，一个好的有效的激励机制应该是奖惩结合，它所依据的标准应该是可行的，考核应该是公开、公平、公正、透明的，考核结果应该及时兑现。

2.权责不清，信息传递效率低。

财务会计中也存在权责不清的问题。比如公司对各种网络采取工厂承包的方式。但公司采购的网络中，哪些是承包的，哪些不是，供应商、仓库、车间都无法达成一致。供应商没有给仓库提供是否签约的依据，仓库没有将签约和非签约网络分开放置，车间没有及时反馈厂家签约网络的产量。这些都导致财务核算，及时核算，准确核算相关成本。

仓库没有登记数量账，由驻库财务人员记录数量和金额账。这种分工导致库管员无法有效控制所保管的实物数量，而财务人员对仓库内的实物不熟悉，无法准确记账。在人工操作的情况下，仓库保管员要记录保管的实物的收发存数量，财务人员负责计算出入库和领料的成本。仓库对管理的实物负责，财务对金额负责，避免账实不符，增强仓库的责任心。如果采用ERP软件和条形码管理，可以对仓库中的备件进行精细化管理，简化盘点程序，降低库存管理成本，提高账实相符率，提高核算的准确性和及时性。

信息传递效率低是程序缺失、不完整、不及时的原因。信息传递效率体现在传递时间和信息完整性上，如入库手续没有及时办理，紧急提货后没有及时办理提货手续，入库单上的货物信息不完整，提货单的货物名称和规格不完整，进口和国产备件没有注明等。这些问题不是大问题，甚至不是单个部门的问题。但是半成品不合格是产生不良品的根本原因，财务部没有精力不可能一个个查问题。一是支票成本太高，二是人员不足，三是超出了财务部本身的职责权限。这些无足轻重的小问题，最终会导致财务核算不准确，财务信息失真。

3、实物入库、保管、领用与财务核算脱节。

这也是造成上述财务核算问题的原因。实物的接收和收取通过接收和收取程序反映在财务上。收付规范化后，可以提高结存数量的准确性和结转收款成本。

入库环节:一是及时收回相关票据，防止已入库(甚至已领用)的票据长期无法移交财务部的现象；二是收据内容要规范，如货物的名称、规格、型号、单位、金额等信息要填写清楚，影响财务核算的重要信息要注明，如是否进口(进口件和国产件同型号，但价值相差太大，需要对进口件进行精细化管理)、是否签约等。第三，调整核算单位，比如呢子。厂家开发票的单位是kg，而公司用的单位是“床”。这就需要改变入库单的核算单位。还有一些油是桶装入库，同样的油大小不一。因此入库时要求将核算单位改为kg。

保管环节:一是要上架、分类、明码标价，方便取料和盘点，提高工作效率，降低仓储和库存成本；二是根据新旧，是否可用，分区域管理，防止不可用备件重复使用造成生产事故；第三，建立废旧备件和长期积压备件的定期报告制度，便于管理层了解库存信息和库存质量，及时处理废旧和长期积压备件，加快备件周转，减少备件占用资金，提高资金利用率。

收货环节:首先填写提货单的规格，如货物名称、规格型号等。，便于仓库存储和拣货以及财务核算；第二，及时办理应急物资采购手续；第三，完善备件更换手续，杜绝备件更换不办理变更手续的不合理现象；第四，建议在适当的时候将ERP延伸到车间(部门)，车间(部门)可以随时查询所需备件的库存，减少盲目编制采购计划的现象，以防止备件库存不足造成停工，减少资金占用；

通过以上环节的规范化，财务核算的准确性将大大提高，年度盘点将变得简单，公司对备件的控制也将更加完善和及时。

4.财务会计技术落后。

核算方法落后，至今仍采用手工记账。手工记账的弊端显而易见。一是记账错误和计算错误；二是不利于精细化管理；三是成本核算只能采用每月一次的加权平均或个别备件的个别计价方式，不够准确；第四，难以汇总分析，如分析备件库存时间、指定单价、查询备件等。如果采用计算机技术辅助记账，可以彻底解决上述问题，通过条形码实现所有备件的独立管理，提高工作效率和效果。

上述问题造成的其他后果

1.库存周转率低，仓库里随处可见满是灰尘的备件。在库存过程中，很多备件长期不收，或者有足够的库存却采购。

2.资金占用情况严重。

3.对实物的管理没有重点，没有采用ABC管理法。对数量少、价值高、重要性高的甲、乙类物资管理没有重点，没有设置库存上下限；

4.仓库空间利用率和取料效率低。仓库里的备件虽然排列整齐，但没有系统分类，标识清楚。

解决办法

1.制定仓库管理规则，规范业务处理流程，理顺实物和单据的传递渠道。通过制定管理细则，明确相关部门和员工的工作职责和流程，以及如何正确填写单据；通过流程图的制定，实物流转、文件传递一目了然；通过制定专门的业务处理方法，员工会知道正确的业务处理方法，财务核算也会更加严谨。彻底摆脱仓库工作需要言传身教的不利局面；

2.结合条形码和ABC管理法完善仓储空间管理系统。要对备件进行科学分类，用条形码建立账户与账户的一一对应关系；通过ERP的实施，备件可以通过个别计价方式准确核算；通过ABC分类，找出我们需要重点关注的、数量少、价值高、对生产影响大的备件，提高资金使用效率和库存周转率；

3.建立可行有效的监督激励制度，提高员工的工作积极性。员工的思想包袱会导致工作态度消极，导致工作质量下降，工作质量下降会导致存放在备件仓库的资金增加，最终影响公司的现金流。提高员工的工作积极性，不仅要挥舞鞭子和大棒，还要获得经济和精神上的满足。必须先预取，不仅适用于客户，也适用于员工。

4.领导的重视，部门的配合，员工的努力，是做好工作的法宝。仓库的工作不是一个部门的努力就能做好的。他需要领导的重视，经常关注备件仓库的工作，也需要部门的配合。仓库中的问题通过财务核算反映出来，但问题的解决不是财务和仓库能解决的，需要供应和车间(部门)的配合。